Một số chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P1
Admin AP14-Thg9-2017
Một số chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P1
Những chú ý giúp cho việc truyền thông, tổ chức sự kiện đạt hiệu quả như mong muốn đề ra.

Quảng bá và Quản trị sự kiện vẫn thường được các nhà tổ chức sự kiện truyền tai nhau rằng đây là 2 yếu tố quan trọng nhất để làm nên thành công của một sự kiện. Vậy bí mật nào nằm sau quy trình Quảng bá và Quản trị của những nhà tổ chức sự kiện thành công ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn khám phá những bí mật đó.

   Chú ý 1 : Gửi thư mời hiệu quả và tiết kiệm

Yếu tố đầu tiên để làm nên một sự kiện thành công là việc quảng bá sự kiện hiệu quả qua các kênh truyền thông. Trong bài phân tích “5 xu hướng tổ chức sự kiện” của Hiệp hội các nhà tổ chức sự kiện quốc tế, 80% các nhà tổ chức sự kiện cho rằng việc kết hợp chặt chẽ các phương thức truyền thông đó cùng một số nguyên tắc cơ bản của marketing được coi là cách tối ưu để có được một sự kiện thành công.

Thư mời qua email là phương thức truyền thông sự kiện tiết kiệm và thu hút người tham dự nhiều hơn bất kỳ phương tiện nào khác. Thư mời qua email với một giao diện chuyên nghiệp, hình họa bắt mắt, tiêu đề thu hút cùng nội dung hấp dẫn sẽ chiếm được thiện cảm từ khách hàng. Việc tích hợp email mời sự kiện trong website đăng ký sự kiện và hệ thống xử lý thanh toán sẽ là sự lựa chọn tốt nếu bạn muốn tăng số người tham dự và giảm thiểu, đơn giản hóa công việc nhập số liệu cũng như nhiều công việc khác. Phân tích số liệu sau sự kiện của hơn 75,000 chương trình chỉ ra rằng nhà tổ chức có thể đạt được gấp 3 lần tỷ lệ phản hồi sau khi  xây dựng chiến dịch tích hợp giữa email marketing, thư mời trực tiếp và các cuộc điện thoại chăm sóc khách hàng.


1 mẫu thư mời qua email

Mẫu thư mời qua email.

Chú ý 2 : Giao tiếp chuyên biệt

Chú ý thứ 2 của một nhà tổ chức sự kiện thành công nằm ở việc chuyên biệt và cá nhân hóa thư mời tới người tham dự. Hiệu quả thư mời của bạn sẽ tăng cao khi mỗi nhóm khách hàng nhận được một thông điệp cụ thể và được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của riêng họ. Tỉ lệ phản hồi của thư mời được gửi giống nhau cho tất cả các nhóm khách hàng có thể ít hơn 50% so với thư mời được tạo riêng cho nhóm người tham gia như khách hàng VIP, khách hàng tiềm năng, khách hàng trung thành,.. Hơn thế nữa, bạn không nên bỏ qua việc cá nhân hóa thư mời, “Gửi đến người quan tâm”. “Gửi khách hàng” nên được thay thế bằng tên, chức danh, công ty của người nhận thư mời.

Chế độ gửi đồng loạt sẽ khiến thư mời của bạn giống như một lời mời sáo rỗng hơn là một lời mời cá nhân. Qua vài nghiên cứu, chúng tôi nhận ra rằng thư mời được đặt mục tiêu và cá nhân hóa có thể là điều làm nên sự thành công trong quá trình quảng bá sự kiện. Email là phương tiện tối ưu cho thư mời được đặt mục tiêu và cá nhân hóa.
Hiệu quả thư mời của bạn sẽ tăng cao khi mỗi nhóm khách hàng nhận được một thông điệp cụ thể và được điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu, mong muốn của riêng họ.

Chú trọng nội dung thư mời dự sự kiện

 

Chú ý 3 : Quản trị chiến dịch hiệu quả

Quản trị chiến dịch hiệu quả cũng là một bí mật nằm sau mỗi sự kiện thành công. Các nhà tổ chức cần theo sát số lượng và tình trạng thư mời để quản lý tốt quá trình ra mắt của sự kiện và các hoạt động sau đó. Tỉ lệ mở thư, số lượng thư chưa được gửi đến cùng tỉ lệ thoát (bounce rate) sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể về hiệu quả của chiến dịch để từ đó có thể đưa ra những phương án phù hợp. Một công cụ quảng bá tốt không chỉ giúp bạn quản trị được  chiến dịch truyền thông sự kiện mà còn giúp bạn theo dõi được tỉ lệ phản hồi và loại bỏ những thư được thoát.
“Mailchimp” là một trong những công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý chiến dịch email cho sự kiện

“Mailchimp” là một trong những công cụ bạn có thể sử dụng để quản lý chiến dịch email cho sự kiện

Chú ý 4 : Đòn bẩy cho website sự kiện

Tạo và thúc đẩy website sự kiện cũng là một điều mà các nhà tổ chức sự kiện nên lưu ý. Việc đưa cổng đăng ký tham dự lên website sự kiện sẽ giúp các nhà tổ chức dễ dàng tính toán được không gian địa điểm, chỗ ngồi, đồ ăn, và các vật dụng cần thiết khác tại sự kiện.Không chỉ vậy, người tham dự cũng dễ dàng đăng ký và mua vé sự kiện trực tuyến (trong trường hợp vé được tính phí). Có rất nhiều công cụ marketing mà nhà tổ chức sự kiện nên biết để có thể thúc đẩy việc đăng ký tham gia, mua vé sự kiện của khách hàng tại website sự kiện như mã giảm giá early bird, mã giảm giá theo nhóm.

Các nhà tổ chức nên biết rằng mẫu đăng ký ở website sự kiện ngắn gọn sẽ chiếm ưu thế hơn mẫu đơn dài lê thê.Ngoài ra, nhà tổ chức cũng nên thiết kế những bước đăng ký riêng nếu sự kiện có nhiều nhóm người tham dự. Ví dụ, khách mời VIP sẽ được mời tham gia một buổi tiệc riêng va bữa tiệc này sẽ giới hạn với những vị khách khác. Một website sự kiện sẽ trở nên ấn tượng hơn khi nó cung cấp thông tin lịch trình và các thông tin bên lề để  khách hàng hiểu rõ hơn về sự kiện.

Website sự kiện có tích hợp cổng đăng ký cho 1 sự kiện
Mẫu website sự kiện có tích hợp cổng đăng ký của một sự kiện.

Theo dõi thêm phần tiếp theo tại Vinaglue.edu.vn