Một số chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P2

Admin AP14-Thg9-2017
Một số chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P2
Những chú ý cần lưu tâm khi truyền thông, tổ chức sự kiện

Chú ý 5: Hãy để khách hàng lên kế hoạch cùng bạn

Chìa khóa thứ 5 để tổ chức sự kiện thành công nằm ở việc bạn lấy ý kiến khách hàng từ những khảo sát trước sự kiện. Qua chính những khách hàng này, bạn sẽ hiểu rõ hơn mục tiêu của sự kiện và xác định được cho mình phương thức phù hợp, tối ưu để đạt được mục tiêu đó. Một điều quan trọng mà bạn cần làm chính là tìm hiểu lý do vì sao một người được mời lại không tới tham dự sự kiện của bạn : Thời gian không cho phép ? Thiếu quan tâm tới chủ đề sự kiện ? Địa điểm quá xa ? Theo sát phản hồi từ phía khách hàng trước sự kiện diễn ra có thể giúp bạn có được một bản kế hoạch phù hợp với khách hàng – những người góp phần chủ yếu vào việc tăng doanh thu cho sự kiện.

Quan trọng hơn, đánh giá mong đợi, kỳ vọng của khách hàng về sự kiện sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để tăng chất lượng sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có thể hỏi khách hàng những câu hỏi hỏi như : Chủ đề họ mong đợi sẽ được thảo luận trong chương trình ? Họ kỳ vọng sẽ nhận được gì sau sự kiện ? Đồ ăn nào họ dị ứng ?,… Điều chỉnh nội dung, kế hoạch sự kiện phù hợp với mong đợi của khách hàng cũng chính là bí quyết để lấy được sự hài lòng của họ.
Khách hàng cũng là những người có thể giúp bạn xây dựng được một bản kế hoạch thành công.

Chú ý 6 Tránh những vấn đề phiền toái từ thanh toán bằng tự động hóa

Những vấn đề đau đầu từ công tác hậu cần thường xuất phát từ công việc xử lý thanh toán vé sự kiện thủ công. Cho dù bạn xử lý công việc này trước sự kiện hay ngay khi check-in, khối lượng thời gian và sức lực bỏ ra cũng không hề nhỏ. Một giải pháp lý tưởng cho vấn đề này : tự động hóa. Người tham dự sự kiện có thể trả phí tham dự ngay khi đăng ký tham dự sự kiện. Số tiền đó sẽ được chuyển tới tài khoản của bạn với sự hỗ trợ của trang website quản lý sự kiện có tích hợp cổng thanh toán. Giờ đây, bạn không còn phải lo lắng tới vấn đề thẻ tín dụng, xác minh thanh toán, nhập thông tin khách hàng, đo đếm số tiền theo cách thủ công nữa. Người tham dự và nhà tổ chức đều có thể theo dõi giao dịch thanh toán ngay lập tức. Rất tiện lợi và an toàn. Một lời khuyên cho nhà tổ chức là bạn nên đưa ra thông tin cụ thể và rõ rang về quy trình thanh toán trên trang đăng ký sự kiện để khách hàng có thể thao tác dễ dàng hơn.


Những chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P2

Tự động hóa quá trình thanh toán phí tham dự sẽ giúp bạn giảm được rất nhiều gánh nặng trong quá trình tổ chức

Chú ý 7 Tận dụng những tiện ích công nghệ

Tận dụng những tiện ích công nghệ, hay nói cách khác, tự động hóa mọi thao tác quản lý sự kiện là bí mật thứ 7. Nhập số liệu, gửi thư mời, xử lý thanh toán bằng tay, tổng hợp thông tin để viết báo cáo, vận chuyển vé cho khách hàng cùng nhiều công đoạn thủ công khác ngốn rất nhiều thời gian, tiền bạc của bạn phải không ? Lại một lần nữa, các website quản lý sự kiện sẽ là một giải pháp công nghệ tốt giúp bạn tự động hóa mọi chu trình tổ chức để từ đó, bạn có thể tổ chức được nhiều sự kiện hơn, nâng cao chất lượng sự kiện, hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức,… Đặc biệt, ở thế kỷ 21- thời đại của công nghệ, đã đến lúc các nhà tổ chức sự kiện nên tận dụng những tính năng công nghệ để tối đa hóa doanh thu.
Quản lý sự kiện dựa vào nền tảng công nghệ sẽ tiết kiệm tới 92 % chi phí cho nhà tổ chức.

Những chú ý để truyền thông, tổ chức sự kiện thành công P2 ảnh 2

Chú ý  8 : Chú ý tới những chi tiết nhỏ

Quản lý hậu cần cho sự kiện là điều thứ 8 bạn nên ưu tiên khi tổ chức sự kiện. Tập trung vào những chi tiết nhỏ nhất chính là vũ khí bí mật để nâng cao chất lượng sự kiện. Bạn nên bắt đầu lưu trữ tất cả dữ liệu và thông tin sự kiện vào cùng một hệ thống. Nếu người tham dự ở xa địa điểm tổ chức của bạn, hãy cung cấp cho họ những lựa chọn về phương tiện di chuyển, nhà nghỉ, khách sạn, bản đồ khu vực sẽ diễn ra sự kiện,.. Những chi tiết về sự kiện bạn nên đính kèm trong thư xác nhận sự có mặt của người tham dự trong sự kiện. Tập trung vào những chi tiết nhỏ sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện nhanh chóng chiếm được tình cảm từ những người tham dự cũng như tăng tính chuyên nghiệp cho sự kiện.
Thông tin khách hàng sẽ giúp bạn tạo được những trải nghiệm tốt đẹp nhất cho họ khi tới tham dự sự kiện của họ.